​5 risques à éviter dans une collaboration avec les freelances​

Depuis 20 ans que je gère les relations entre clients et freelances avec Le Contact Moderne, j’ai pu ici regrouper 5 points de frictions que les clients redoutent.

1°) Le freelance non investi

L’entreprenariat a progressé ces 10 dernières années en France : en 2019, avec une expansion de plus de 145%, les travailleurs indépendants IT étaient plus de 900 000 répartis dans l’hexagone (source). Le marché du travail pour les indépendants et salariés a été bouleversé. Et les sociétés ont fini par investir dans des missions à moyens termes avec sous-traitance, au départ ponctuelles, mais qui ont tendance à se pérenniser. Mais un constat est clair : les entreprises qui engagent des freelances n’aiment pas les freelances qui ne se sentent pas investis dans leurs missions. Ou ceux qui semblent avoir pris ce travail par défaut, faute de mieux, ou pire encore, ceux qui espèrent un emploi salarié et en attendant, s’occupent.

Alors que la société cliente espère l’inverse car le budget « ressources » (temps, finance, équipe) n’est pas flexible.

Le consultant freelance est attendu pour avoir une vision plus large d’un projet, autant sur sa technicité et la performance de sa réalisation que sur son retour sur investissement.

Si l’indépendant a été choisi pour compléter les connaissances de l’entreprise ou d’une équipe, il est également là pour ouvrir cette dernière vers de nouvelles solutions digitales et la rassurer dans ses choix esthétiques, fonctionnelles ou techniques.

La société a bien souvent une vision plus superficielle du problème posé par manque de connaissance technique ou d’idéal fonctionnel, et elle n’a pas le temps de creuser le sujet pour en être complètement maître. En temps normal, le prestataire ayant une compétence approfondie de la problématique, a déjà éprouvé sa solution sur plusieurs projets similaires. Il sera donc clairvoyant et proposera des axes d’amélioration du process.

Mais le freelance non investi va de son côté exécuter un travail, mais pas plus. Pas de conseil, pas de prévenance pour améliorer le canal de vente ou enrichir le contenu d’un site par exemple. Pour le management de ce travailleur externe non-impliqué, il faudra le conduire dans le projet et aussi vérifier ses actions à chaque étape de la livraison. Avec en plus, une clarification des objectifs mesurables et réalistes de la mission, son investissement dans ce projet sera plus efficient.

2°) Le freelance trop rigide

Les différences de visions ou de concepts sur une mission entre une société et un freelance existent parfois. De son côté, l’entreprise souhaite de la part du freelance souplesse d’esprit, flexibilité, agilité, disponibilité et capacité à s’adapter. Elle veut entendre « OUI », de l’attention et se reposer sur son prestataire externe, son expertise, déléguer une partie du travail à exécuter. Souvent, la société cliente démarrera le projet sans passer par le processus d’intégration habituellement dédiée aux nouveaux employés.

Pourtant, cette manière d’appréhender la relation de travail en expliquant ses valeurs au travailleur indépendant posera les piliers de la courte ou longue collaboration entre les équipes internes et externes durant une mission.

Il est cohérent que le client attende une réponse sérieuse, sourcée, complète et rapide. Pourtant, il ne se rend peut-être pas compte qu’être jeté dans le bain sans brief, sans préparation, sans expliquer les valeurs de l’entreprise aura des conséquences sur la compréhension du projet, et sur la capacité du prestataire externe à démontrer ses compétences en entreprise.

De son côté, le freelance avec son expérience doit posséder parfaitement son sujet et adapter sa réponse efficacement dans le cadre de cette prestation. Il doit prendre en compte l’univers et les codes de son client, mais aussi s’imprégner de la culture d’entreprise, de ses outils, de ses méthodes, de son rythme, de son système de validation. Il doit éviter d’imposer un rythme et une vision à son client, il doit être un caméléon. Généralement, il inclut une partie recherche d’informations pertinentes et concurrentielles pour allier sa tâche aux tendances du marché.

Si un travailleur indépendant est trop rigide, ou n’a pas les bonnes connaissances de la société cliente, il ne pourra pas s’adapter, s’intégrer dans les équipes internes. Pire, pour un UX designer qui ne voit que trop rapidement un problème de navigation fonctionnelle, s’il n’a pas les clés ou l’esprit de l’entreprise, l’ergonome spécialisé dans l’expérience utilisateur proposera une version A de navigation alors que son client attend une version B peut-être moins directe, plus graphique, et plus approprié à la culture d’entreprise. Le danger de ce manque d’information : les avancées du projets seront compromises par la multiplication des allers-retours, des corrections, modifications et le planning sera retardée.

3°) Le freelance pas disponible ou difficilement joignable

Certes, une entreprise fait appel à un freelance IT pour répondre à des besoins immédiats, du moins dans sa perception de l’urgence, dans la prise en compte de sa problématique telle que la digitalisation de l’entreprise, la maintenance opérationnelle d’un site ou de son serveur. Dans cette optique, bien que l’indépendant sera là pour approfondir plus tard un gros projet comme une refonte ou une migration, pour la société, il doit être capable dès le départ de la rassurer sur sa capacité à réaliser cette mission et à gérer le budget alloué.

Dans ce cadre là, le client veut une réponse rapide des éléments clés, des solutions à ses préoccupations. Il est en tension et doit mener son projet à bien sans bouleverser les autres tâches en cours.

Mais sur cette question de planification, je vois très souvent des directions marketing ou DSI démarrer un projet tambour battant, puis s’arrêter, redémarrer, s’arrêter à nouveau, repartir en urgence sur un site web pour que ce dernier soit vite mis en ligne (Stop and Go). Il faut traduire, interpréter la vraie urgence et la simple habitude de langage ou d’attitude d’avoir tout « As Soon as Possible » (ASaP).

Si le freelance ne semble pas disponible, il est peut-être en train de chercher une solution adaptée et pérenne aux problématiques liées au projet. Ou le client lui a peut-être décalé son planning avec une dernière urgence. Pour le freelance, il est préférable de privilégier la qualité du travail livré plutôt que l’exécution rapide et sans préparation en amont pour une application, comme la prise en compte de tous les impacts de sécurité d’un site, son référencement naturel, etc. Toutefois, il se doit d’envoyer des feed-back fréquents/réguliers à son client, sinon cela augmentera l’angoisse du pilote du projet et de ses responsables.

Parfois, il peut même être nécessaire de prévoir un autre processus en complétant l’équipe de soutien.

4°) Le freelance et son budget

Le client a peu de visibilité sur la façon de travailler du sous-traitant. L’indépendant devra donc essayer d’expliquer au maximum ce qu’il exécutera pour que le client comprenne le temps et la difficulté du projet.

Attention au budget gonflé par des étapes ou des risques qui n’existent pas.

Mais attention également à bien saisir le rapport TJM / expérience / plan, il permet d’avoir une vision globale de la mission ou du projet et de son budget étude, développement, recettage, mise en production. Prendre du temps pour bien déminer les risques est essentiel :

« Comprendre le client et se faire comprendre du client. »

L’objectif premier de ce point est d’établir un rapport de confiance (certe pécuniaire, mais tangible) des 2 côtés pour créer une équipe solidaire et collaborative, sans friction ou frustration au quotidien.

De plus, la compagnie se rend difficilement compte du parcours du paiement des consultants indépendants, chronophage et facteur de stress. La solution serait de proposer un planning de facturation avec acompte, facturations intermédiaires, solde, il s’agit d’un bon moyen de déminer le problème financier et de rassurer tout le monde.

5°) Le freelance trop sûr de lui

Dans le même état d’esprit de l’évolution d’un projet avec soutien externe, le client n’apprécie pas les freelances qui les embarquent dans une belle histoire sans avoir la capacité, les moyens, les connaissances techniques et l’esprit de responsabilité.

À cause de ce genre d’indépendants, les plannings intenables aboutissent à un stress et une méfiance terrible envers les prestataires externes. Ce type de freelance a tendance à survendre un savoir-faire qui n’est pas acquis. Le temps d’en devenir expert, la mission sera terminée.

Survendre une compétence qui n’est pas maîtrisée est difficilement supportable, surtout si en cours de mission, le client commence à demander une contre-expertise qui confirme les mauvais choix du prestataire.

Je connais personnellement les talents avec qui je collabore dans des secteurs d’activité divers et des projets de petites et grandes envergures. Après avoir éprouvé les savoir-faire, les savoir-être de chacun pour éviter les frictions et les frustrations lors des missions, je vous donne un coup de main pour sélectionner et gérer votre équipe de freelances :

Frédéric Perrin

CFO ;-)